Arroyo cuenta con un pionero, eficaz y ejemplar modelo de Administración Electrónica

Un agente de la Policía Local de Arroyo consulta su dispositivo móvil.
Un agente de la Policía Local de Arroyo consulta su dispositivo móvil. / Jota de la Fuente
  • El primero a nivel nacional, recibe múltiples consultas de otras administraciones

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En el año 2008 el ayuntamiento de Arroyo de la Encomienda se embarca en el proyecto Arroyo Digital, cofinanciado por la Junta de Castilla y León, y que supone el primer hito en base al cual el municipio emprende el camino hacia la implantación de la administración electrónica.

Han pasado más de ocho años y la efectividad del sistema es plausible en cualquier trámite que haya que realizar con o en este ayuntamiento. Arroyo es pionero en esta cuestión, innovador, adelantado a su tiempo. En estructuras tan complejas y protocolizadas como las administraciones, en las que en muchas ocasiones los trámites son innumerables, eternos y sin fin, la administración electrónica permite ahorrar tiempo y dinero, dos valores esenciales en los tiempos que vivimos.

Administraciones de toda índole han fijado su propuesta y mira en el modelo Arroyo. Para ello consultan, solicitan asesoramiento, enseñanzas y prácticas, conociendo los pros y contras del sistema, como paso previo a su implantación.

¿Qué es en esencia y palabras llanas la administración electrónica? Consiste en poder realizar absolutamente todos los trámites administrativos desde cualquier lugar, sin necesidad de presencia física de cada implicado en cada fase de una tramitación. Así, los ciudadanos, los políticos y los funcionarios, pueden agilizar los papeles, firmas y autorizaciones desde cualquier lugar y momento. Además de simplificar los procesos, otras bondades del proyecto son la rapidez, ahorro económico y seguridad en la custodia de los documentos o expedientes, sin posibilidad de pérdidas, así como la agilidad a la hora de localizarlos dentro de los servidores municipales, accesibles desde cualquier punto de trabajo o dispositivo de cualquier empleado municipal. Las consultas del ciudadano se pueden hacer de una forma cómoda, rápida, sencilla, clara y segura en todo momento, a través de cualquiera de las herramientas que Arroyo pone a su disposición.

La dirección política de ese ayuntamiento cree en aquel año 2008 en el proyecto y emplea la subvención del ente regional en implementar este servicio con el fin de facilitar todos los trámites al ciudadano, tener todos los procedimientos, trámites administrativos y expedientes en soporte digital. Con esa acertada decisión se lograron dos cosas, de un lado tener seguridad documental -no se pierde ni un solo documento que se registre en sede municipal- y, de otro, lograr eficiencia en el gasto público.

En el año 2008 Arroyo tenía, aproximadamente, 12.000 habitantes, por los casi 20.000 que ya tiene empadronados a día de hoy. En ese tiempo apenas ha habido necesidad de aumentar empleados o funcionarios en esa proporción, ya que los medios digitales evitan masificar de personal la administración local, con el gasto en personal que ello conlleva.

Esta política ha sido pionera y vanguardista, al ser de los primeros ayuntamientos en embarcarse en este proyecto, creyéndoselo y estando totalmente convencidos de su éxito, de forma transversal, porque no solo creyeron en ello los políticos de entonces, sino que también creyeron en ello la oposición y los funcionarios, parte fundamental del éxito. Hay un personal joven, con iniciativa y empuje hacia la era digital. Si alguno de los tres pilares hubiera fallado, la adaptación de Arroyo a la administración electrónica hubiera fracasado. Quienes hoy manejan las herramientas digitales y electrónicas en Arroyo no son nativos digitales, pero sí preparan el camino para la llegada de los niños que sí entran dentro de esa definición, los niños del siglo XXI.

La iniciativa es pionera y ejemplar hasta el punto que se han interesado por el proceso e implantación la Diputación de Valladolid, la Junta de Castilla y León, así como muchos ayuntamientos, varios de ellos, incluso, de fuera de la región. Los resultados son evidentes en términos de ahorro, seguridad jurídica, eficiencia y comodidad para los vecinos. Sirva como ejemplo que se han reducido los casos de reconocimientos extrajudiciales de crédito a casos residuales, con absoluto control, rapidez y eficacia en la recepción, tramitación y liquidación de todas y cada una de las facturas que entran en sede municipal, sin que se produzcan demoras en los pagos. El futuro es prometedor ya aún hay mucho por hacer en este sentido.

El salto de calidad se produce en el ayuntamiento de Arroyo desde el año 2010. Incluso los proveedores ponen a Arroyo como ejemplo ¿Cómo ha conseguido el ayuntamiento de Arroyo ser ejemplar en la implantación de la administración electrónica? Basado y apoyado en dos leyes fundamentales. La primera de ellas es la Ley 11/2007, muy importante hasta hace nada de tiempo, aunque ya ha sido derogada. Esta ley, básicamente iba enfocada a facilitar a los ciudadanos el acceso, comunicación entre administración y ciudadanos y viceversa. Habla de comunicación electrónica más que tramitación. Hace nada, apenas un año, salió la Ley 39/2015, en el mes de octubre de ese año, piedra angular de la nueva forma de tramitar los expedientes. En Arroyo se adelantaron a las exigencias de la ley en vigor, de tal manera que los procesos ya los tenían implantados antes de su entrada en vigor, cumpliendo los mínimos derechos del ciudadano y las máximas exigencias de la ley.

En el año 2010 el ayuntamiento de Arroyo empieza a informatizar documentos y facturas, eliminando las firmas de puño y letra, pasando cada documento de mesa en mesa hasta que lo firman todos los funcionarios. A día de hoy, la inmensa mayoría de las administraciones aún trabajan así, dilatando los procesos y perdiendo un mínimo de documentos en las tramitaciones.

Hasta enero de 2013 Arroyo informatizar todo tipo de documentos, incluidos gastos contables. No afectaba a los ciudadanos, sino que solo implicaba a los proveedores. Aquí se produce el gran salto, cuando se comienzan a informatizar todos los expedientes completos internos. Se hizo de golpe, todos a la vez. En concreto se informatizaron 6.932 expedientes, con 7.273 más en 2014. A día de hoy existen 37.000 expedientes informatizados y clasificados en el servidor municipal. Esto no es la panacea. Es un paso más, como el paso de la máquina de escribir al ordenador.

Constituye un paso más en el sistema de clasificación de documentos administrativos, hasta el punto que ayer mismo había informatizados y clasificados más de 500.900 documentos en Arroyo, con más de 700.000 firmas electrónicas generadas y validadas. En enero de 2013 se decide también escanear absolutamente todos los documentos que entraban registrados en el ayuntamiento físicamente o desde casa del ciudadano de forma telemática. Desde entonces no se pierde ningún papel, solicitud o factura. Sin este sistema sería imposible tener actualizados todos los trámites a final de año, y en Arroyo se consigue gracias al proceso implantado.

Este es el presente de la administración electrónica de Arroyo. Están convencidos y preparados para el futuro, tanto los políticos como los empleados municipales. La población de Arroyo, básicamente joven, presenta una pirámide con la base muy amplia. Ellos son los que aprecian día a día las ventajas del sistema, cada día más utilizado. Sirvan dos datos para hacerse una idea del futuro que espera a Arroyo, cuando está a punto de alcanzar los 20.000 empadronados, cifra ya superada con creces si consideramos personas residiendo en el municipio. Sólo un 3% de la población de Arroyo tiene más de 65 años. Pero la cifra más alentadora de quién se aprovechará del sistema de administración electrónica es que los niños empadronados entre tres y doce años (niños escolarizados en ciclos de educación infantil y primaria) en Arroyo suponen el 15% de la población. De ahí la conformación de la pirámide poblacional. Los adolescentes actuales, estudios de secundaria, bachillerato y ciclos formativos, serán los primeros en hacer uso del total de posibilidades a su disposición.

El alcalde de Arroyo, José Manuel Barrio, en este sentido explica convencido y enérgico que «nuestro compromiso con la administración electrónica no tiene marcha atrás y se trata de un trabajo en el que todos los que formamos parte de la administración municipal estamos unidos, de acuerdo y caminamos en el mismo sentido». Pero el logro no termina aquí. Hay idea de futuro, avance y desarrollo del sistema. «Estoy convencido que fue la mejor apuesta posible que se podía hacer hace ocho años. Por eso somos pioneros y lo seguiremos siendo en el futuro», concluye Barrio.

Notificación electrónica del ciudadano

La ley en vigor, 39/2015, hace hincapié en que es más importante la informática que el papel. En el ayuntamiento de Arroyo, de cara al ciudadano, se utiliza la plataforma eXperta, y a nivel interno se emplea un gestor documental de expedientes llamado Firmadoc. Cualquier ciudadano puede consultar y acceder a cualquier solicitud a día de hoy, notificación o solicitud registrada, por DNI o CIF. Arroyo está desarrollando la implantación de Notific@, otra plataforma sincronizada con el Ministerio del Gobierno de España.

Identificación telemática del usuario

Se puede hacer rápida y cómodamente mediante usuario y contraseña o certificado, autentificado por la plataforma del ministerio @firma. Localmente, en Arroyo, trabajan y se están adaptando con la plataforma cl@ve, considerada más eficaz.

Pagos electrónicos y telemáticos

Gracias a este sistema se pueden realizar desde casa los pagos telemáticos de tasas, multas, actividades culturales y deportivas, etc. Por ejemplo, y de total actualidad, desde esta semana se pueden efectuar las inscripciones para la cabalgata de reyes. En el ayuntamiento de Arroyo, por ejemplo, en una mañana se han llegado a producir más de 400 inscripciones para una actividad con su correspondiente pago, y todas ellas a través de este eficaz sistema. Los ciudadanos, concienciados del mecanismo, a día de hoy ya no ofrecen resistencia al proceso, una vez comprobada por ellos mismos su efectividad y simplicidad, pudiendo realizarlo cómodamente desde sus casas, sin necesidad de guardar colas interminables.

Firma biométrica

Desde hace dos años, en 2014, el ciudadano puede realizar físicamente en sede municipal la firma biométrica en soporte digital en el mostrador de atención ciudadana, quedando constancia del trámite realizado de manera inmediata.

APP Arroyo Digital

Se trata de una aplicación apta para IOS y Android, en los que se pueden realizar multitud de consultas o trámites desde un dispositivo móvil, simplemente con estar registrado el ciudadano en la aplicación. El uso más demandado es el del volante de empadronamiento al instante, aunque también ofrece un buzón de quejas, sugerencias y consultas, notificación de incidencias urbanas, permitiendo adjuntar fotos, etc. El volante de empadronamiento no es necesario que lo firme el Secretario municipal y se puede expedir con una validez de tres meses desde la APP, cuyo nombre es Arroyo Digital. La aplicación genera el documento oficial al instante y se puede presentar en cualquier administración que lo solicite. En esto Arroyo también es pionero y no se conoce ninguna administración más que tenga esta posibilidad.

Nueva página web

Se está trabajando en un nuevo diseño, con otra estructura y más ágil para el visitante. Hay un plazo de un año para su implantación completa. Ya hay una empresa trabajando en ello. Esta misma semana, como prueba de la concienciación e importancia que se tiene desde el equipo de gobierno de esta herramienta, se ha nombrado a Carmen Illana nueva concejal, entre otras áreas, de web municipal, con dedicación parcial para alimentar de contenidos, atención al ciudadano y comprobación, actualización de espacios y pleno desarrollo con cuidada atención de la web municipal, www.aytoarroyo.es. Se incluirá la guía de negocios actualizada de todas las empresas del municipio, con datos, localización capacidad, empleados, dedicación y todo tipo de datos de interés para el residente o visitante de Arroyo.

Portal de transparencia

Se trata de otros de los espacios de consulta presentes nada más abrir la web municipal de Arroyo. Existen dos enlaces, y en ellos se pueden comprobar datos de pago, ingresos, gastos, pagos de facturas, nóminas, percepciones económicas, etc. El desarrollo de ejecución del presupuesto anual y el día a día contable de la Intervención municipal son parte esencial de este destacado apartado de información. Carmen Illana también tendrá, entre otras, esta competencia desde esta misma semana, una vez confirmada su responsabilidad y dedicación.

OAC

En la OAC de Arroyo -Oficina de Atención Ciudadana- trabajan seis personas, Natalia, Miriam, Merce, María, Carmen, y Mónica, como cara visible ante los ciudadanos, mientras que en el departamento informática hay dos técnicos responsables del mantenimiento, diseño y control de los procesos, Roberto Samaniego y David Fernández, que en un futuro próximo será ampliado en una persona más, casi con total seguridad que este próximo año 2017. La presencia del departamento informático, asistencia y control la encontramos tanto en el ayuntamiento como en la Casa de Cultura, ambos edificios ubicados en La Flecha.

Otra novedad ya existente es la posibilidad de realizar pagos con tarjeta de crédito. Ya se ha utilizado en casos puntuales anteriormente. La idea es que se puedan abonar tasas, multas y actividades con tarjeta de pago bancaria. En este sentido, tras un reciente acuerdo con la Diputación de Valladolid, en breve se instalará una oficina de REVAL en La Flecha para abonar el IBI y otro tipo de impuestos catastrales, así como realizar cualquier gestión concerniente a ese departamento.

Policía Local

Todos los policías de Arroyo llevan dispositivos móviles tipo Smartphone provistos de datos y una Tablet en cada vehículo. Ahí pueden consultar licencias urbanísticas, DNI de personas, datos de individuos, matrículas, sanciones, conexión con la DGT, padrón, etc. Incluso estando fuera de servicio, con su DNI y acceso personal del agente, pueden entrar y consultar. Arroyo cuenta en la actualidad con 14 agentes, que este próximo año 2017 aumentará a 19, según consta en los presupuestos aprobados la semana pasada de cara al año 2017.

Wifi. Salvar la brecha digital

La red wifi se ha ampliado a los cuatro colegios de Arroyo recientemente, así como a los campos de fútbol de La Vega. En realidad, este aspecto no compete al ayuntamiento, dado que las competencias educativas corresponden a la Consejería de Educación de la Junta de Castilla y León, pero el ayuntamiento de Arroyo decidió invertir 300.000 euros en dotar de red Wifi a los cuatro colegios del municipio, con el fin que hagan uso del mismo profesores, empleados, personal administrativo y alumnos en los horarios escolares.

Con anterioridad ya existía servicio de wifi en el edificio del ayuntamiento, en la Casa de Cultura de La Flecha, en el edificio Etnográfico de Arroyo, en el Multiusos de La Vega, en los dos polideportivos, de La Flecha y La Vega, en la plaza de toros cubierta y multifuncional, en los circuitos de Kars y aeromodelismo, en el vivero de empresas, en el CEAS, en la sede de Protección Civil, en la Plaza de España y en el hogar de jubilados.

Todos los puestos administrativos tienen dos pantallas para aumentar eficiencia y rapidez, así como la comodidad de trabajo del funcionario. Está demostrado que el triunfo de la administración electrónica radica en que en una pantalla puedes ver un escrito, y puedes a la vez contestar en la otra pantalla, simplificando los trámites y sus tiempos.

Transporte público

Las Marquesinas de las paradas de transporte público de Arroyo están informatizadas. Existe un proyecto de implantar una APP en 2017 para conocer recorridos, trayectos, posición y tiempo de espera en cada parada para el siguiente autobús. Además, en cada marquesina existe ya esa información, con la posibilidad de anunciar actividades o propuestas municipales de manera puntual en cada una de ellas.

Mejoras informáticas

Además, existen dos salas informatizadas con ordenadores a disposición del ciudadano de manera totalmente accesible y gratuita. Una se ubica en la Casa de Cultura y la otra en el Multiusos de La Vega. «Te doy wifi y si quieres te sientas y te doy hasta el ordenador», ese es el espíritu del servicio en Arroyo.

Están informatizados todos los edificios municipales en cuanto al control, y tratamiento de la climatización, control de temperatura, gestión de calderas, autómatas de las fuentes, que son tele gestionadas, tanto en iluminación como en programas de chorros de agua.

Los concejales de Arroyo tienen firma digital para firmar documentos o actas desde su trabajo o domicilio, sin necesidad de acudir al ayuntamiento a firmar de forma presencial. No todos tienen dedicación exclusiva y no es necesario estar allí.

Ahorro económico

Arroyo es una administración pública que desde hace cuatro años no se ha gastado un euro en equipar un puesto de trabajo. Todos los puestos de trabajo están virtualizados en el CPD. Los equipos informáticos de cada mesa llevan un terminal ligero, muy barato, con gran durabilidad, de más de 15 años, sin ventiladores, sustituyendo los viejos y obsoletos CPU. Sin ruido. Se conectan con el CPD.

La potencia recae en ese servidor, de tal forma que, si se estropea un ordenador, no hay que cambiar o reparar el equipo completo. Antiguamente, cada vez que se equipaba informáticamente a un trabajador, la inversión recaía solo en esa persona y puesto de trabajo. Cuando estaba de descanso, baja o vacaciones resultaba inversión perdida. Ahora la potencia es común, de tal forma que es ahí donde se realiza la inversión. En función de la demanda irá mejor o peor, más rápido o lento. En caso de averías, solo hay que cambiar ratón, teclado o pantalla. La inversión en I+D recae en el conjunto, y al disponer de dispositivos móviles, cada trabajador puede conectarse desde cualquier lugar, así como desde cualquier equipo municipal. Es un proceso que ha costado mucho ponerlo en marcha. La Junta de Castilla y León ha apostado por ello y están ahora mismo en periodo de implantación. En el ayuntamiento de Arroyo hay 80 personas diariamente delante de un ordenador. No hay problemas en el disco duro, ni virus, ni bloqueos de equipos. Todas las noches se hacen copias de seguridad de los 80 puestos de trabajo. En caso de avería se suelen reparar, una vez tramitado el aviso, en menos de 15 minutos cada incidencia.

Trabajan con Microsoft y Linux. Todo está virtualizado con VM Ware, que es el software que separa el equipo físico del sistema operativo. Existen 150 equipos informáticos, 80 puestos de trabajo, 28 en las salas informáticas a disposición de los vecinos y el resto, 42 unidades corresponden a servidores.

Servidor potente

El CPD (centro de proceso de datos) de Arroyo tiene una potencia total en sus procesadores de 86 GHz, con 750,50 GB de memoria total de los servidores físicos. El total de espacio del almacenamiento -donde se guardan todos los datos- es de 15,74 TB. Existen tres servidores físicos sobre los que funcionan todas las máquinas virtuales, además de 36 procesadores. Cada CPU en las máquinas físicas puede tener varios procesadores en el entramado informático diseñado por los técnicos de Arroyo. 166 es el número de máquinas virtuales activas, de las cuales 28 son equipos del aula de informativa, unos 80-90 puestos de trabajo y aproximadamente 50 servidores entre los que están en producción y pre-producción.

Equipamientos completos

Además de todo lo expuesto, Arroyo cuenta con un amplio y completo sistema de cámaras de vigilancia distribuidas por todo el municipio, controladas desde el centro de control, con una persona pendiente de incidencias, urgencias o problemas en todo momento. Todas las imágenes captadas por las cámaras son grabadas y conservadas en todo momento.

Los bombines de las cerraduras de las puertas de todos los edificios municipales están provistos de bombines, con llaves informatizadas, con autentificación y autorización personal por un solo técnico, con control de accesos, horarios, etc.

Arroyo trabaja desde hace meses en la supresión de fotocopias, de tal forma que el ciudadano no precise presentar documentos que ya obren en poder de otras administraciones, simplemente enlazando el registro digital, se pueden enviar. Registrar y guardar, sin necesidad de presentar papeles físicos.

Por último, Arroyo cuenta con tarifa plana, una sola IP, todos los dispositivos móviles y equipos unificados, con el consiguiente ahorro económico.